総務代行業者を選定するときのポイントをご紹介

代行業者選定時の5つのポイント

１、代行を依頼した際のメリット・デメリットを比較しましょう

自社で代行業者を選定しようとなった場合、「メリット・デメリット」の比較が重要です。
現状の問題を解決しようとした際、社内だけでは難しいとなった場合にアウトソーシング・外注を検討されるかと思います。

その際に「どれくらいのコストがかかるのか？」や「問題が一時的なのか、今後も継続するのか？」によって、取るべき対応策が異なってまいります。

慢性的に人員不足となっている場合や、スタッフが定着せず何度も同じ問題を繰り返しているといった場合は、総務代行を検討いただくことが良いと思います。

業者を選定する際、同一の内容で外注を依頼した場合の費用見積りを複数社にもらうことが重要です。
それぞれの会社様で得意・不得意があるので、そういった面でもコストやサービス内容に差が出ます。
複数社から見積もりを取ることで比較検討ができますので、ご依頼の際には必ず見積もりを取るようにしましょう。

２、個人情報や機密情報等、信頼性を重視しましょう

社内へ人員を配置するといった業務の特性上、外注である社外スタッフが社内の個人情報や機密情報等に触れる機会が発生します。
個人情報や機密情報の漏洩を防ぐためにも、情報の管理をどのように行うかの確認を行いましょう。

また、機密保持契約を結ぶ際にも、どういった内容になるかなどを事前に確認することがおすすめです。

３、導入から運営まで、柔軟性の高い業者を選定しましょう

会社様の状況は刻一刻と変化しています。
それは、外注サービスを導入する点でももちろんそうですが、普段の業務の際にも臨機応変さが求められる場面は多々ございます。

業務を委託する際、「会議室の管理しかできません」といった委託先へ依頼すると、今後付随する作業が発生した際にも依頼できないため、その部分は自社スタッフにて行うか、新たな委託先を探す必要が出てまいります。

一定の業務に特化した業者を選定することも間違いありませんが、
「様々な仕事を任せたい」となった場合は、柔軟な対応が可能な業者へ委託することが望ましいです。

４、これまでの実績で自社と同様の業務があるかを確認しましょう

総務業務の代行を依頼する上で、「これまでどういった企業の業務を担当してきたか？」は重要となります。
業種による違いや、業界のルール等を理解していることにより、業務がスムーズにいくといった例がございます。

また、同規模の会社様を担当したことがある場合、
経験/ノウハウが蓄積しているため、ご依頼する際に安心です。

アウトソーシングを検討中の会社様は、
委託先の実績やこれまでの事例などを確認してみましょう。

５．業務内容改善について、気軽に相談できる企業を選びましょう

初回打ち合わせやヒヤリングで依頼した内容と、実際業務を開始した後で状況が変化することが多くございます。 業務内容が変化した場合や、更なる改善を行っていきたいといった際に、気軽に相談できる会社様かどうか？が重要です。

定期的に担当者とのミーティングが可能であれば、その際に現状をお伝えして、新たに依頼したい内容や業務の改善を図ることができます。
委託先の担当者さんが多忙で連絡が繋がりにくい、となってしまうと、業務の改善提案や業務でのミスがあった場合にトラブルとなる可能性があります。

外注を依頼する前に、業務内容のヒヤリング等があるかと思いますが、
その際に担当者との打ち合わせ頻度などについて、確認しましょう。

　
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