総務代行・施設管理なら総務代行21へお任せください

ハンディマンに関するご相談をいただきました（総務代行２１）

東京都内 企業様への清掃（総務代行）提案

先日、当社にて館内物流を担当しているビルの入居テナント様よりお問い合わせをいただき、
ご提案の場をいただきました。

お客様のご要望：

集配訪問時に短時間の清掃業務を請け負える会社を紹介して欲しい
具体的には、会議室、リラックススペースの日常清掃（1時間程度）

弊社へご相談をいただく前にインターネットで様々なサイトを検索されたとのことですが、
1時間のみの契約では家事代行サービスのような物が多く目につき、イメージとフィットしないと悩まれておりました。

さらに、短時間価格の為、必要経費が含まれたコストも満足いかず、
且つ会議室の利用が無かった場合はお願いすることが無いのが、悩みとの事でした。

よくよくお話を伺っていると、清掃と言っても専門的な薬品や機材を使用するわけでは無く、
あくまでも、テーブルを拭いたり、多少の掃き掃除をする程度とのこと。

そこで、当社にて会議室の清掃+＠　空いた時間は総務フォローを行うといった内容ではいかがでしょうか、
とご提案をいたしました。

総務代行21のご提案

ハンディマンとは、どういう業務内容？

ハンディマンとは、オフィス内で細々とした業務を請け負う担当者で、
総務代行21ではこちらをハンディマンサービスとして提供しております。

会議室のレイアウト変更やセッティング、会議後の後片付け作業、
共用部分の清潔を保つための維持管理や清掃、
軽食・飲み物・コーヒーメーカー、ウォーターサーバーの管理、
備品点検や軽修理対応、備品の整理整頓・管理など

オフィスの方が兼任で行っているケースが多い業務を
一括でご依頼いただける、いわゆる「便利屋さん」的なポジションです。

ひとつひとつの業務は軽微であっても、
それが積もり積もればメイン業務への負荷となります。
また、誰かがやらなければならない業務であることには変わりありません。

元々は外資系企業様で置かれていたポジションとなっておりますが、
最近では国内企業でも取り入れる会社様が増えております。
こうしたサービスをお探しの方は、是非一度ご相談くださいませ。

まだ、ご成約には至っておりませんが、ご相談いただけたことに感謝いたします。
以上、よろしくお願いいたします。

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総務・事務のアウトソーシング

〒151-0061
東京都渋谷区初台1-51-1 初台センタービル 6F

TEL：03-6455-7618
受付時間 9：00〜18：00（土日・祝日除く）

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A社様　お中元やお歳暮時期のスポット対応サポート

常駐スタッフはもちろん、スポットのご依頼へ対応！

総務代行21では、常駐スタッフでの対応はもちろん、臨時でのスポット業務でも対応が可能です。
今回のA社様の事例では、もともとメール室運営をご依頼いただいていた経緯がございますが、
スポット業務のご依頼も大歓迎です。

• 時期的な関係で、一時的な業務負担が増えるため依頼したい
• 担当者が退職してしまい、業務へ対応してくれる委託先を探している
• 業務担当者が長期不在となるため、代理の業務担当者が欲しい

上記のようなご状況でお困りの企業担当者様は、是非一度総務代行21へご相談ください。
総務業務のお困りごとを、当社が解決いたします。

様々な業務に対応！総務代行21で解決

総務代行21では、お客様の困りごと、
ニーズに合わせた柔軟な対応が可能です。
様々な状況により必要なサービスは会社様毎に異なります。
総務代行21では、企業様ごとの「困った」に
寄り添うご提案をいたします。
「こんなことまでしてくれるの？」と
お客様から驚かれることもございます。
お問い合わせの内容だけで判断するのではなく、
「なぜ今その問題が起きているのか」をしっかりヒヤリングした上で、
本当に必要なサポートとして、お客様に合わせたオンリーワンプランをご提案します。

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企業様の経理業務のアウトソーシングについて

メール室業務から発展したご相談例（六本木オフィス）

皆様こんにちは、六本木オフィスの高橋です。
前回は総務代行業務についてお話しをさせていただきましたが、
企業において総務業務と並んで欠かせないのが経理業務。
最近は経理専門の派遣業もありアウトソースされる企業様も多く、
店舗運営をされ本社で日々の売上管理をされている企業様などは重宝されているようです。

ただ、毎日必要なわけではなく月末月初や10日、
15日、20日といった締日の繁忙時期だけ人手が欲しいといった声や、
会社の非常に重要な情報を外部の人に頼むのは抵抗があるといった声をよく聞きます。
最近は様々なソフトを導入し効率化が図られておりますが、
それでも何かしらの入力、照合、確認業務が発生してしまいます。
そんな時はぜひFMサポート21へお声がけください。
様々なニーズにお応えいたします。

とあるお客様で既にメール室業務で総務部様と関わっていたのですが、
総務部で処理しなければならない経理処理のお手伝いの依頼がありました。
そうです、いまだに紙で来る請求書は一番最初にメール室に届くのです。

総務宛に届く定期的な請求処理はフォーマットが決まっていますので、
企業様の処理方法をご教授いただければ対応は可能です。
この事は日々同じメンバーが常駐し日々の業務に信頼を
得られたからこそご依頼いただけた業務だと思っております。

総務代行21のスタッフ教育について

経理業務に限らず、企業様のセキュリティ意識は年々高まっており、
「同じ人員を配置してほしい」
「コンプライアンス意識の高い人員が欲しい」
といったご要望を多くいただきます。

総務代行21では企業様へ配属する人員の教育を徹底。
安全会議や個人情報テストなど、お客様から信頼を
得られる業務が出来るよう従業員に様々な教育を行っております。

また、お客様の社内ルール等も共有いただき、
お客様企業へご迷惑とならないよう社員研修に組み込んでおります。
総務代行21ではバックアップ人員を配置しておりますが、
バックアップの人員においても同様の研修を行っており
有事にバックアップを行う際にもお客様へご迷惑をおかけしないよう努めております。

お客様の業務規模に合わせてバックアップスタッフを考慮しておりますので、
万が一の際にもご安心ください。
企業様の円滑な業務体制を支えます。

常に、お客様の大切な情報を扱っているという責任を持ち、
一人ひとりのスタッフが業務へとあたっております。
企業内の重要な情報が集約される総務業務や経理業務のアウトソースはぜひ総務代行21へお声がけください。

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植栽管理と廃棄物センター業務（東京 総務代行）

組織内改変でポストを担う人材が不在に…

お客様総務内で組織改変の予定がありました。

現行組織でのポスト配置は、
・お客様本社敷地内庭園での植栽作業に１名
・廃棄物センター管理に１名
となっていましたが、組織改変後、そのポストを担う人員がおりません。

上記既存担当者である2名のポストは再雇用者対象となっているポジションでしたが、
業務量的にはそれほど多いわけではない可能性があるとのこと。
何名の人員を配置するかを検討しましたが、実際の業務内容を把握しておらず、
どのように対処すべきかお悩みでした。

そんな時、弊社の「総務業務 アウトソーシング」のサービス内容をごらんになり、
一度外注を検討してみようとお考えになり、相談をいただきました。

必要な業務内容を整理、総務代行のご提案

弊社の提案としまして、

以上のように全体の作業効率化を図り、
「今まで2名で作業していたところを1名で作業が可能になります」
とご提案しました。

また、同社は希少植物の育成にも取り組まれており、
弊社が緑化協会とも打ち合わせを行い、簡易的な手入れができるものは対応可能、と提案し、
廃棄物に関しましては、毎日各部署が何の種類の廃棄物を何Kg出したかの集計を行い、
年間の統計なども合わせて提案しました。

オーダーメイドの業務プランが作れる理由

総務代行21がご提案するアウトソーシングサービスのプラン内容は
決め打ちの内容ではなく、お客様のご要望にあわせて柔軟な対応が
可能です。

それは、お客様企業が困っている内容が画一的ではなく、
それぞれのご状況によって「困っている事」「間に合っている内容」が
異なるからです。

それらを無視し、一般的な内容だけをサービスとして提供する場合、
お客様にとって「この業務は代行不要」
「お願いしている中で不要なサービスの方が多い」など、
不満につながってしまいます。

当社では、適切なサービスを適切な費用でお客様のご提案いたします。
不要なサービスが付いたありきたりなプランではなく、
お客様に寄り添ったオーダーメイドプランをご提案するのは、お客様がより良い環境で本来の業務へ集中し
成果を上げるお手伝いをしたいと考えているからです。

そして、「適切なプランをご提案」するためには、
現状のお客様の状況を正確に理解する必要がございます。

お客様の現在抱えている課題を明確化することで初めて、
総務代行21が行うべきご提案が見えてまいります。
当社は総務業務のアウトソーシングを通して、お客様の課題解決をしたいと考えているからです。

お客様からご相談をいただいた際も同様で、
お問い合わせ内容だけで判断するのではなく、じっくりとヒヤリングした上で
「何故その問題が発生しているのか？」
の根本解決のお手伝いをいたします。

そういった姿勢を評価いただき、数々のお客様からお喜びの声をいただいています。

弊社はお客様の業務に合わせた作業提案だけでなく、経費削減につながるご提案も可能です。
オフィスに関するお困り事がございましたら、ぜひ一度総務代行21へご相談ください。

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会議室の内装修繕に関するご依頼をいただきました【東京 総務代行】

C社様　会議室2部屋を一新！

会議室2部屋の壁や巾木(はばき)の汚れが気になられたようで
修繕予算に入れたいというご要望があり、再塗装や清掃に必要な費用のお見積りのご依頼がありました。

弊社グループにてご対応できる内容でしたので、お引き受けさせていただきました。

事前に図面や画像をメールにていただきましたが、
メールのやりとりだけでは分かりづらい部分もあり
現地確認をしてご提案になりました。

C社様は再塗装をお考えになられていましたが、壁はクロス張りでしたので、
クロスの張替えでのご提案となり予定されていたご予算よりも低価格でのお見積りとなりました。

会議室以外のお部屋もお見積りのご依頼をいただきました！

その他、会議室やセミナールームなども数か所確認させていただき、
それぞれのエリアごとにお見積もりをお出しして予算に応じて実施していく予定です。

専門のスタッフも同行できましたので、修繕に関するより具体的な話もできました。

色の選定や一部デザイン変更など含めいくつか選択できる良い提案をしていきます。

総務代行２１は幅広い経験と実績で解決に導きます！

今回C社様からのご依頼は総務代行に関するご依頼ではありませんでしたが、このように弊社グループの経験や実績でお客様のお困りごとを解決に導いております。 これが弊社の強みでもあります。

ですので
「こんなことまでできちゃうの？」とお客様から驚かれること多数です！

私ども総務代行２１は
総務のアウトソーシングやオフィスの移転、IT関連業務だけではなく
お客様のお力になれることは多数ございます。

オフィスの内装変更や会議室のレイアウト変更、
備品の管理から施設内の管理まで、様々な業務へ対応しております。

「こんなことお願いしてもいいのかな？」と思うようなことであっても
まずはお気軽にご相談いただけると弊社はとても嬉しく感じます。

お客様の現実的なご要望を叶えるために弊社もあらゆる経験を活かして
貢献したいと思っております。

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B社様 ビルデリバリー業務の導入例ご紹介

B社様 新たな総務代行サービス導入【2020年5月から業務開始】

B社様では、もともと当社が館内ビルデリバリー業務を受託しており、
館内配送,荷捌駐車場管理,各種申請書の受付対応などを実施。

ビルデリバリー業務ではあるものの、
自社ビルのため部署が各階に分かれているメール室に近いビルデリバリー業務となっておりました。

総務ご担当者さまが行われる日々の巡回が時間ともども煩わしくお考えになられていたところで
お声かけしたのがきっかけとなり、当社の業務代行を追加導入していただくことになりました。

• 作業内容 …サムターンカバーチェック
• 時間…1日/回 時間固定なし

以前は、総務御担当者さまが館内の各出入り口に設置している
非常用のサムターンのカバーに欠損がないか日々巡回を行われており、
その巡回が時間ともども煩わしく感じられていたようです。

その巡回をされている総務御担当者さまの様子を拝見した際に、
当社のビルデリバリー担当者がお声かけしたのがきっかけとなりました。

ビルデリバリー業務の配送コースは基本固定されており、
配送を行うタイミングでサムターンカバーのチェックができないか検証。
本件にマッチしたことから「空き時間を有効活用した提案」に結びつき受託いただきました。

総務代行21では、大型の商業施設や大学構内の施設管理などもお任せいただいており、
そういった部分でも、これまでのノウハウを活かせた事例だと考えます。

日々、ビルデリバリー業務で配送を行う中で様々な部署さまと接点が持てるポジションの中、
総務部さまとの深い信頼関係を築き今回の業務を受託することとなりました。

館内に関わる作業を今後も対応できるよう
総務部さま、またその他の部署さまとの関係性を密にとり
「館内配送＝巡回」という視野/視点を持って日々の対応を行ってまいります。

以前、コロナ禍ならではのご依頼もいただきました

B社様では、コロナ禍の2020年5月から2023年5月にかけて
「アルコール除菌拭き上げ作業(静脈認証機の消毒作業)」も併せて受託いたしました。

コロナ禍では、総務部のご担当者様が普段とは異なる対応を求められる場面が多々あり、
総務部や企業のご担当者様より多くのご相談をいただきました。
そういったご相談にお応えすべく、総務代行21では様々なご提案をさせていただきました。

突発的な作業や限定的な作業、期間が限られた業務の場合、社内のチームメンバーで体制を整えても
「すぐに作業自体が不要になる」
「ルーチン化・定着しない」
といったことが多く、また作業ルールがようやく定着化するタイミングで
業務自体が不要となる場合もございます。

上記のような場合に、作業を外部へ委託することで
社内の貴重なリソースを割くことなくオフィス内を快適に保つことができます。

また、リモートワーク等を導入されている企業様でも、
総務代行スタッフが常駐もしくは定期的に訪問し、必要な業務を行った実績も多々ございます。

イレギュラーな内容や突発的なお困り事も、
総務代行サービス内で解決できるよう、様々な角度からご提案をいたします。

総務代行２１は現実的なお困りごとを解決いたします

一般的にはサービスを提供する側のプランに合わせて
運用していくことが多いかと思いますが、
総務代行21には定型的なプランはございません。

総務代行２１では、
当社の決めた総務代行プランにお客様に沿っていただくのではなく、
お客様の現実的なご要望に応じたサービスを行っております。

総務的だからと言って煩雑な業務を行うのが当たり前ではなく
本当に大切な部分に総務担当者のリソースを活かし、
企業様全体の生産性の最大化をお手伝いいたします。

「こんなこと頼んでいいのかな…」と、お願いしていいのかな、と思われるようなことも
一度はご相談ください。

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新ダイビル A社様　FMサポート業務の導入例ご紹介

東京をはじめ、名古屋・大阪にて総務代行サービスを行っております
総務代行２１です。
総務代行により業務の改善や円滑化を図り、
生産性が向上する企業様が増えております。

本日は、「新ダイビル」に御入居されている
A社様についてご紹介いたします。
当社のビルデリバリー担当拠点に御入居されているテナントさまで、
総務代行業務の導入をご希望される企業様が多くいらっしゃいます。

A社様の総務代行業務導入までの流れをご紹介します。

A社様 新たな総務代行サービス導入【2024年4月から業務開始】

日々、デリバリー業務を行う上で各テナントさま（ご担当者さま）と顔合わせが習慣になっている中、
雑談の際にアウトソーシングの話題になり、当社のメール室案件また総務代行業務をご説明する機会がございました。

細かく打合せを行う中でFMサポート21のFMを紹介した際、
「ファシリティ・サポート＝施設管理のサポート」とご興味を
持っていただき過去の実績また導入までの流れを説明いたしました。

A社さまも領域は違えど同業種に近いことから、前向きに検討をいただいておりました。
その一方、現在行われている業務また領域がコロナ禍の影響等もあり大幅に拡大していることも
あり人手不足の問題を重要視されているとのこと。

ビルに常駐しているビルデリバリーの利便性を強く推し
「各種ビルに関わる、搬出入,ビル管理,清掃,駐車場」
といった調整事（煩わしいこと）を代わって柔軟に対応できること
また地下に常駐している安心感を買っていただきサービスを開始いたしました。

業務内容としては、御担当者さまが対応される業務のサポート（手元作業）で、
ご要望に応じて様々な業務領域を対応しております。
現在のサービスは、人員が1ポストとなっておりますが、業務に関し好評をいただいており、
増員＋1名のお話もいただいております。

引き続きサポートを続け、ご満足いただけるサービスの品質を保ってまいります。

A社様にて担当させていただいている業務内容

現在弊社では、下記の業務を担当させていただいております。

• お弁当・スイーツの割り振り及びセッティング
• 発注スナックの受注と数量等の確認
• 余ったスナックの管理及び廃棄
• 冷蔵庫内のチェック（賞味期限切れのお弁当回収・単独）
• イベントセッティングのサポート
• オフィス内のノーティスの掲示
• ミーティングルームの管理（椅子の整理整頓・ゴミの回収等）
• イベント時の盛り上げ、ご案内

総務代行２１では、お客様のご要望に応じた対応が可能ですので、
画一的なプランのご提供ではございません。

必要となるサービスをヒヤリングの上で、お客様に適切なプランをご提案しております。

オフィスでのお困り事、総務代行２１がなんでも解決いたします

総務代行２１がご提供する総務業務アウトソーシングサービスは、様々な業務内容へ対応いたします。
総務的な業務や細かく煩雑な業務など、社内のリソースを奪う業務を軽減し、
企業様の業務効率の向上をお手伝いいたします。

特に、「誰がやるべきか決まっていない雑務」は、業務効率の低下を招きます。
「会議室・ミーティングの準備」
「オフィス内共用部の清掃」
「コーヒーメーカーのメンテナンス」
こういった内容を社員・スタッフさんが行う場合、通常の業務から離れる時間が発生します。
また短時間で終わる内容であれば影響は少ないかもしれませんが、
それが数週間、数か月、一年と積もり重なると膨大な時間となってまいります。
オフィスを快適に保つことができれば、それぞれの社員・スタッフさんは自身の業務に集中することができます。

社内の業務効率化や業務改善について、お困りのことがございましたら
是非、総務代行２１へご相談ください。

その他、オフィスや施設管理にまつわることで「どこに頼んだらいいかわからない…」といった内容があった場合も、
お気軽にお問い合わせください。

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様々な総務業務の外注へ対応いたします
【総務代行 虎ノ門オフィス】

東京を中心に総務の外注を承っております総務代行21です。
当社は様々な総務業務の代行を行っており、多くのお客様より
「こんなことまでやってくれるの？」とお喜びいただいています。

総務業務は多岐に渡ると考えますが、
日々の業務をこなしていく上で、人材不足や業務の属人化など
企業様は常に多くの問題を抱えているかと存じます。

当社では、企業様の限られたリソースを本業へ集中していただくため
様々な総務代行サービスにより企業様を支えます。
総務業務や総務担当のことでお困りのことがございましたら、
お気軽にご相談くださいませ。

本日のブログは、虎ノ門オフィスの小林よりお送りいたします。
当社が担当しておりますアパレル会社様では、郵便物の管理をはじめとしたメール室サービスとともに、
総務代行サービスを導入いただいています。

アパレル会社様の業務内容紹介（虎ノ門オフィス 小林）

虎ノ門オフィスでは国内外から調達したデザイナーズブランドと
オリジナル企画の紳士服・婦人服および雑貨等の商品を
ミックスし販売されているアパレル会社の自社ビルの
総務代行業務を請負っております。
業務内容は大きく分けて4つございます。

【業務内容】

�@宅配便、メール便および郵便物の個人・部署配送と集荷
�A入館する業者などの物流導線管理
�B各種備品管理
�C会議室および商談ルームの清掃・準備

特に�@に関しては集荷業務に付随し、弊社の強みを生かし送り状作成、
貼付から発送まで行わせていただいており、企業様にも喜んでいただいております。

月末には配送・集荷個数をデータ化し、その月のトレンドを報告。
お客様の販売動向の情報収集にもご協力できているかと考えます。

また上記業務以外に都内で開催されるイベント会場への什器等の輸送も行わせていただいております。
もう一つの強みである移転業務の一環である機密文書や電化製品、
什器等の廃棄も弊社で行わせていただいております。

このように弊社では総務代行からご移転、廃棄を総合的にサポートさせていただくとこが可能です。
各種業務をご依頼しようとなった場合、それぞれの会社様へご依頼をいただく必要がございますが、
総務代行21では窓口一つで上記サービスへ対応可能です。
企業の担当者様にとっても業務負担が軽くなりますので、
オフィスに関する複合的なご相談もお気軽にいただければと考えます。

「できない」ではなく「やってみます」の精神

総務代行21では、お客様より
「こんなことまでやってくれるの？」
とお喜びいただく場面が多々ございます。

それは、常にサービスの質の改善を図り、ご契約当初に定めた業務内容に固執するのではなく、
柔軟に「お客様にとって必要なサービス」を提供したいという想いからです。

例えば、普段の業務にない内容についてもご依頼を検討されている場合、
定期的なお打ち合わせにてご相談をいただければ、実現するための方法を検討し、ご提案いたします。

また、ご依頼いただいた内容も、お客様の求める品質以上で提供し
「こんなに親身になって取り組んでもらえるなんて！」
と、驚きのお声をいただくことも少なくありません。

お客様にとって何がベストなのか？
を常に探求し、サービスの向上を目指しております。
様々な総務業務へ対応できる点を強みとして、
ご満足いただけるよう、様々なご提案を行っております。

総務代行や総務業務のアウトソーシングに関して、
お困りごとがございましたらお気軽にお問い合わせください。

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東京 新宿の投資会社様へ、災害対策備蓄に関するご提案

東京・名古屋・大阪での総務業務のアウトソーシングを
担当している、総務代行21です。

当社は総務業務の代行を通して、企業様のリソースの有効活用をご提案。
総務担当が人手不足の企業様も、是非お気軽にご相談ください。

本日のブログでは、新宿オフィスの藤野より、
年明けにご提案いたしました「災害対策品」の管理に関する
ご提案内容をご紹介いたします。

今回「災害対策品」の管理に関する提案を行った企業様は、
当社が「メールルーム」の運営を行っており、
その際に一部の総務業務も担当しておりました。

新宿オフィス 藤野より、ご提案内容の紹介

新宿オフィスで担当している投資会社様へ、今年の元旦に発生した能登半島地震をきっかけとして
お正月休み明けすぐに当社より「災害備蓄を見直しませんか？」とご提案をしたところ、
総務担当者様も休暇中、同様の考えに至ったとのことでした。

今回の地震をきっかけに、災害対策を見直す企業様も増えているのではないでしょうか。
能登半島では現在でも避難生活を送る方がいる状況のようです。
地震を防ぐことは難しいですが、いざという時のために備えることはできます。
震災があった際の避難に関するフロー確認はもちろん、災害備蓄品の確認が重要です。

ご提案後即日、備蓄品の確認を実施しました。
ヘルメットの在庫は職員在籍数よりかなり多く揃っていましたが、
中にはかなり汚れが目立つものがありました。

その他にも、
・保存水の期限が切れている
・衛生用品が足りていない など、様々な問題がありました。

現在の備蓄品の状況確認が完了した後、今後の方針についてご提案します。
当社からは「期限が切れている保存水のみ早急に揃え、
その他は整理しながら本当に必要な物のみ購入しましょう。」とご提案いたしました。

メールルーム業務やその他の総務業務と並行で、汚れたヘルメットは拭き上げ、
カイロや簡易トイレなどの使用期限を1つずつ、少しずつ確認しました。

結果、内部に緩衝材が無いヘルメットやスイッチの入らないラジオなどありましたが、
中にはまだまだ使える物もたくさんあったため、
期限の切れていた保存水のみ当社が調達・販売をさせていただきました。
備蓄品の状況確認が終わらない状況で新たな備蓄品を買い足してしまうと、余分な出費となります。
また、まだ使用できる製品を活用せずに新調するのは、SDGsの観点から考えても推奨されません。
余分な排出削減、不要なコスト削減にも繋がり今回のご提案は総務担当者様からもご満足の声を頂きました。

今回、災害備蓄品として120名様分の確認を行う必要がありました。
総務担当者様で確認作業や選別作業を考えると工数や
費用対効果も望めず刷新するのが一般的だと考えますが、
今回は業務の調整を行い、
二か月の時間をかけて少しずつ確認を行ってまいりました。
このようなご提案が出来るのも、オフィスに常駐しスキマ時間を
有効活用できる総務代行のメリットだと思っています。

総務業務のアウトソーシングは、様々な業務へ対応可能です

当社がご提供する総務代行は、お客様のご要望に応じた業務対応が可能となっています。
一律で決まった作業のみを行うのではなく、ご依頼やニーズに合わせてアップデートが可能です。
また、弊社から新たなご提案を行い、より良いオフィス構築に向けた働きかけも随時行っています。

「いま頼んでいる総務代行業者は、何もしてくれない」
「プランが決まっており、新たな業務をお願いする場合、話し合いで時間や費用がかかる」
「担当者の融通が利かない」

こういったお悩み事はありませんか？
総務代行21では、企業様に合わせた柔軟な対応が実現。
総務業務のアウトソーシングでお悩みの企業担当者様は、お気軽にご相談ください。

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福利厚生のためのコーヒーサーバー導入の管理案件
（丸の内 早坂）

東京都内を中心としたオフィスビル・商業施設
大学研究施設での総務業務代行を行っております総務代行21です。
当社ではオフィス環境や設備の維持について、
総務部スタッフ様のかわりに対応が可能です。

企業様の限られたリソースを有効活用するためにも、
雑務や維持管理のための業務は外部委託がおすすめです。
総務代行21では専門スタッフを配置し、
皆様の業務効率改善のお手伝いをいたします。

本日ご紹介するのは、福利厚生のために導入したコーヒーサーバーの維持管理のご依頼です。
丸の内オフィスの早坂より、業務内容についてご紹介いたします。

総務代行 ご依頼案件のご紹介

丸の内オフィスの早坂です。
本日のブログでは、現在私が担当している業務についてご紹介したいと思います。

今年の３月よりある企業様にご依頼をいただいた内容で、コーヒーサーバーの管理業務がございます。
会社の福利厚生の一つとして入居フロアにコーヒーサーバーを導入し、
機械のメンテナンス・維持管理を受託いたしました。

設置される個所は、5つのビル内に14台となります。

コーヒーサーバーの管理ということで、業務内容としては

• 機器の洗浄
• 物品や消耗品の補充
• 物品や消耗品の在庫管理

など、多岐にわたる上に、5ビル14台の管理となりますので
特別チームを編成し管理を行っています。

また、コーヒーの購入杯数や消耗品の補充量等は設置フロアごとに異なるため、
現状はフロア毎の特徴を調査し傾向を把握している最中となっています。

各フロアの特徴を理解することで、今後補充や洗浄を効率よく行うことができます。
現在はその準備段階となっておりますので、
しっかりと調査を行った上で更なるサービス品質の向上に努めてまいります。

コーヒーサーバー管理業務 受託の経緯

もともとこちらのご案件は、会社様が従業員の福利厚生のために
自社でスタートさせた内容となっておりました。
従業員が会社で美味しいコーヒーを安価に、
そして電子マネーで便利に購入できるものです。

ですが、そもそも福利厚生を目的として導入したため、
従業員からお金を取って会社が利益を得るのはよろしくないので
売れ行きによって都度、売価を変えることが必要となり、
その調整が困難ということで
それならばコーヒー代ごと外注しようとお考えになられたのが発端です。

コーヒーの材料である豆の仕入れ、補充、清掃、水の補充、
紙コップ等の必要備品の購入と補充等をお任せいただいており、
前述の通り現在は各フロアでの傾向を把握している段階です。

総務代行21では、お客様のご要望に合わせたスタッフの配置・プラン作成が可能となっています。

• 依頼をしたいけれど、特殊すぎて他社に断られてしまった
• 画一的なサービスではなく、細やかな配慮をしてもらいたい
• 自社に合わせたプランのアウトソーシングがしたい

そういったご要望を叶えます。

当社は「オーダーメイドの総務代行」を実現し、
お客様のひとつひとつのニーズにお応えします。

総務業務代行や外部委託でお困りのことがございましたら、是非総務代行21へご相談ください。

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東京で総務代行・施設管理なら
総務代行21

総務・事務のアウトソーシング

〒151-0061
東京都渋谷区初台1-51-1 初台センタービル 6F

TEL：03-6455-7618
受付時間 9：00〜18：00（土日・祝日除く）

＞総務業務に関するご相談は総務代行21へ
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総務代行業務で増加中のご依頼内容

東京での総務業務アウトソーシングを行っております総務代行21です。

総務業務をアウトソーシングすることで、
企業様のリソースを本業へ集中。
企業様の生産効率の向上のため、当社が全力でサポートいたします。

企業様の総務業務の代行や、
商業施設・大学施設・研究機関等の施設管理など、
お困りの事がございましたら、なんでもご相談ください。

本日のスタッフblogでは、六本木オフィスの高橋より、
お客様よりいただいたご相談内容と
それに対するご提案をご紹介いたします。
総務の外注をお考えの方は、是非ご覧下さい。

最近いただいたご相談について（六本木オフィス 高橋）

皆様こんにちは
六本木オフィスの高橋と申します。
本日は、最近御依頼が増えている総務代行業務についてお話しをさせていただきます。

とある外資系のお客様ですが、オフィス移転時からのかかわりで総務代行業務を受託しました。
ご依頼いただいた当初、業務内容をお伺いすると、主に事務所内の整理整頓、清掃、品出し作業で特別難しい作業ではないということで、コロナ禍で多く御依頼をいただいていた業務と同様のものと思い快くお受けいたしました。

早速業務を開始した所、ご担当者様と内容を詰めていく上で色々と細かな指示があり、これはなかなか難しい業務であることが分かり始めてきました。
その最大のポイントが“世界一綺麗なオフィスを目指している”という点でした。

お客様は、世界各国にオフィスを持つグローバル企業で、オフィスで働く職員が快適に業務を行えるよう、快適なオフィス環境を整える専門チームがあるということなのです。

オフィス環境について、世界各国全てのオフィスについて定期的な評価がなされるのですが、これまで東京オフィスはトップの成績を収めており、つまりはトップ継続維持のお手伝いをしなければならないということだったのです。

当初は半日程度のお手伝いでしたが、今後は終日常駐することで今以上にお客様の業務をサポートできないか交渉しており、お客様も前向きに御検討いただいております。

このように、オフィス環境を重視する企業様は数多くいらっしゃいます。
リモートワークが終了しオフィスでの通勤へ切り替わられた企業様では、
特にオフィスの清潔感や整理整頓に気を配っています。

気持ちよく業務を行うためには、適した環境が必要となります。
総務代行21では、事務所内の整理整頓から清掃、備品管理、会議室のレイアウト変更、
災害時備蓄品の発注/管理、ウォーターサーバー等の管理まで一括で管理することが可能です。

総務のご担当者様だけでは手が回らない・管理しきれない場合や
人員不足などでお困りの場合は、特にお力になれると思います。

これまでの経験を通して、弊社ではオフィス管理維持のためのノウハウがございますので、お客様のお手を煩わせることなく、快適なオフィス環境の構築・整備が可能です。

総務代行21の理念

弊社総務代行業務は様々なお客様の様々な御要望にお応えしながら日々進化し続けています。

総務代行業務と一言で言っても、企業様のお考えにより様々な業務がございます。
受付担当のみをご依頼したい企業様や、今回のご依頼のように、
オフィスの清潔さを保つことを第一に考慮されてる企業様。
備品管理や施設管理を第一に考えている企業様もいらっしゃいます。

当社は、そういった企業様の願い・ニーズのひとつひとつに着実にお応えし、
ご期待以上の成果を出したいと考えております。

弊社ロゴの理念にもありますように、欠けたブドウの一粒を
お客様とともに作り上げていく企業であり続けたいと思っております。
何かお困りごとがあった際には、ぜひお気軽にお声がけください。

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総務アウトソーシングを行うメリットについて

東京・名古屋・大阪にて総務業務の代行を行っております、総務代行21です。
当社では、企業様の総務業務を代行することで、
企業様の生産率アップをサポートします。

本日のブログでは、総務アウトソーシングを行うことで
生まれるメリットについてご紹介いたします。

こういったことで困っていませんか？

• 総務担当者が多忙で業務が回っていない
• 常に人員不足。教育する時間もない
• 新たにスタッフを雇っても辞めてしまう
• 外部委託をしているが、メリットを感じない

上記の問題点は、総務業務をアウトソーシングすることで解決する可能性があります。

アウトソーシングを依頼するなら、総務業務を丸投げできる

これまでは総務担当者が行っていた業務を外部委託するので、
担当者の方がご自身のお仕事に集中することができます。

また初回はお打ち合わせやヒヤリングなどで
「どういった業務を行うのか？」をお聞きする必要がありますが、
その後は総務代行21がマニュアル化や他スタッフへの教育などを行うため
指導や研修にかかるお手間がありません。

そしてなにより、

• 属人化しがちな業務内容をマニュアル化する
• 常にバックアップスタッフを準備している

という点で、ご好評をいただいています。

総務代行21がマニュアル化しているため、新たな人員補充や引継ぎ等の点で企業様が悩まれる必要はなくなります。
業務担当者が退職し引継ぎでてんやわんや、といった事態に陥ることがなくなるのです！

どういったことでもお任せいただける

総務代行21では、『総務業務』『庶務業務』を代行いたします。
具体的にどういった業務が可能かと言うと、

• 会社管理の備品の管理や補充
• 会議室のレイアウト変更、セッティング、後片付け等
• 機器備品の点検から軽修理の対応、修理業者の手配
• ウォーターサーバー等の備品の維持管理
• オフィス 共有部分に関する対応
• 災害用備蓄品の発注や管理
• 祝花や慶弔に関する手配
• 受付業務、代表電話対応
• 文書の管理、電子化
• PC端末の手配やセッティング等

上記のように、多岐にわたる内容へ対応が可能です。

それぞれの内容について、すべてが入ったパッケージプランなどはございません。
お客様のニーズに合わせて、「必要なサービスを必要な分だけ」プランニングする、
オーダーメイドの総務代行が可能です。

そのため、不要なサービスにコストをかける必要がありません。
お客様にとって必要となるサービスのみお選びいただくことが可能です。

総務業務・庶務業務でお困りの企業担当者様へ

総務代行・アウトソーシングは、様々なメリットがございます。
業務の改善や生産率アップを行うためには、
まずはそれぞれのスタッフ様が、ご自身の業務に集中できる環境が第一です。

総務業務を外注することで、個々のスタッフ様が業務に集中することができます。
人的リソースの有効活用ができる総務代行を、是非一度ご検討ください。

 

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総務業務改善・円滑化なら総務代行21へ！

東京都を中心に、関東・関西にて
総務業務の代行を行っております「総務代行21」です。

総務業務をアウトソーシングすることで、
企業様が本来の業務へと注力できます。
業務改善・円滑化なら、総務代行21へご相談ください。

今日は近々でご相談を頂いた案件を一部ご紹介させて頂きます。

短時間の業務もアウトソーシング可能？

某企業の総務様で、テレワークの関係で出社する社員様が減少
そんな状況下でも通常の業務をこなさなければならず
2時間ぐらいでも応援していただけると助かるとのご相談です。

先ず問題点が3点有ります

① 短時間の派遣がなく、最低でも5時間からの依頼である事、
　 またそれでもお願いすると依頼業務は2時間もかからないのに、料金は5時間分かかる（割に合わない）

② 派遣の場合は業務の指示命令する社員様がいる事

③ 派遣の場合、突然のお休みが出た場合休み回しが出来ず、社員様が代わりを務める

これは大変ですね！
料金が高いうえに、業務を任せきりにできない！

でも大丈夫です！

このように、郵便の発送業務から短時間の補助業務またメール室業務と幅広いご依頼にも、
ご対応が出来ますので是非一度ごお問合せ下さい！

きっと皆さまのお役に立つ事ができると思います。

「総務業務」「庶務業務」は、アウトソーシングをするのが
難しいとお考えのお客様が多くいらっしゃいます。
また、自社の状況に合わず、利用を控えていた、というお客様も。

総務代行21では、お客様のニーズに合わせた
柔軟なプランニングが可能です。
必要なサービスを必要なだけご提供いたします。

また、一度決めたサービス内容でしか運用ができないといったこともなく、
ご状況の変動に合わせて臨機応変に対応可能です。

会社を運営していく上で、状況は刻一刻と変化していくものです。
状況に合わせた最善のサービスをご提供しますので、まずは一度、ご相談ください。

 

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総務代行21が選ばれる４つの理由

東京都内を中心に総務業務の代行・アウトソーシング、
商業施設運営のサポートを行っている総務代行21の
ブログ担当スタッフです。

皆様 総務代行という言葉を聞いたことはありますか？

企業様の総務業務を外部へ委託することで、
社内業務の円滑化と効率化を実現できます。
もし現在 社内業務において何かお悩みがある場合、
ぜひ当社にお任せください。

お客様の「面倒…」「困った…」といった課題に対処するのが、総務代行21の得意分野です。

本日にブログでは、アウトソーシング業務において「当社が選ばれる4つの理由」
をご紹介したいと思います。

選ばれる理由�@　多岐にわたる業務に対応

総務代行21では総務業務の幅広い領域に対応し、お客様のニーズに合わせたオンリーワンプランを提案します。

どんな業務でも、お客様の「困った」に寄り添い、解決策を見つけます。
お客様からは、「こんなことまでしてくれるの？」と驚かれることも少なくありません。

選ばれる理由�A　業務の「見える化」をサポート

ご依頼をいただきましたら作業工数を可視化し、業務の改善提案を行います。
この可視化により、業務の効率化とコスト削減が可能となります。
また、定期的な分析レポートを提供することで、お客様に業務の進捗状況をわかりやすくお伝えします。

選ばれる理由�B　定期MTGでスピーディな対応

業務運用開始後、改善の余地が見つかることがよくあります。
総務代行21では、定期的なミーティングを通じてお客様に報告し、迅速な改善策を提案します。
お客様の声を受け止め、課題に対処することが私たちの使命です。

選ばれる理由�C　社内研修と教育体制の強化

当社は総務スペシャリストの育成に注力しています。
接遇や実務研修を受けたスタッフがお客様をサポートするため、プロフェッショナルなサービスを提供できます。

お客様の信頼を得るために、総務代行21はスタッフのスキル向上に努力を惜しみません。

総務代行21では、お客様の課題に真摯に向き合い、最適な解決策を見つけ出すことに尽力しております。
総務業務に関するお悩みや要望がある場合は、ぜひ当社にお問い合わせください。
お客様に合った最適なサービスを提供し、総務業務の効率化と円滑化を実現いたします。

 

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ハンディマンという存在をご存知ですか？
【庶務業務・施設管理の総務代行21】

東京・大阪・名古屋といった様々な地域でオフィスの総務業務アウトソーシングを承っております、総務代行21です。
当社では、お客様の「困った」「面倒…」「どこに頼めばいいかわからない」を解決します。

社内に煩雑な業務があるおかげでメイン業務へ集中できない…
担当者がすぐに辞めてしまうため引き継ぎがうまくいかない…
設備の管理が面倒で現在の人員では処理しきれない…

こういったご相談を多くいただいております。

総務代行21では、これまでの経験を基に
様々なサービスで企業様をサポートいたします。

庶務業務を行うハンディマン

主に外資系企業様で社内の維持管理を任されているのが、ハンディマンという存在です。
最近では、国内企業様でも導入をはじめた企業様がいらっしゃいます。

業務内容は「会議室管理」や「パントリー管理」等、オフィスの環境を維持・管理するお仕事です。
例えば「会議室の管理」に関して、これまでであれば

定期的な掃除→清掃業者
レイアウト変更→庶務・総務、もしくは会議担当者
会議後の清掃→庶務・総務、もしくは会議担当者
落とし物の管理→気付いた人が届ける
椅子が壊れた→総務事務

といった対応になっていたかと思います。
ハンディマンは、ビル清掃では行き届かない、細かな対応を致します！

会議室に限らず、パントリーの維持管理や
コーヒーマシン、ウォーターサーバー、電子レンジなどの社内設備の管理、簡易清掃、
その他、社内にある細々とした「困った」を、すべて一括で対応できるのです。

総務代行21で、お客様からお声がけいただく中で最も多いのが
「そんなこともやってくれるの？」
というお言葉です。

これまで「どこに頼んだらいいかわからなかった」や
「こんなことを頼むのは悪いと思っていた」といった内容について
まずはお気軽にご相談ください。

 

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＞総務業務に関するご相談は総務代行21へ
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私たちは事務代行のプロフェッショナルです！

皆様こんにちは。本日は私が入っている
業務委託先についてお話をさせていただきたいと思います。
今、私は都内のとある商業施設に「総務」の業務委託として働いています。

自分たちの業務内容は幅広く、今は施設内のチラシ補充、データ入力、共同ポストのポスティング、事務所の清掃、代表電話、代表メール応対などなど数多くの業務を手伝わせていただいています。

さて、今でこそ様々な業務を任せて頂いておりますが、実は入った当初お客様は業務委託という形式に慣れておらず、委託契約には含まれているものの、「どこまで頼んでいいのかな？」と遠慮されているところもあり、任せて頂ける業務が少ないという事象が生じました。

それが業務委託として毎日必ず出勤しているスタッフとして信頼関係を築けた頃から、少しずつ改善され、今では委託業務は全てお任せいただいております。
また、プラスαの業務についても委託契約の見直しを含め、ご相談いただいている最中です。

業務委託とはまさに常にお客様のそばにいて、お客様のお仕事をサポートするオフィスや施設のプロフェッショナルのようなものです。人手が流動的なこのご時世だからこそ安定したサポートはいかがでしょうか。

仕事を振ることでお客様のシフトに余裕が生まれ、十分な休みをとれ、また日々の雑務を振ることで自分のコア業務に集中することができ、業務のパフォーマンスも上がります。
業務委託について少しでも関心を抱かれたならば、ぜひ一度お気軽にお問合せください。

 

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