総務代行・施設管理なら総務代行21へお任せください

このような悩みは
ございませんか？

このような対応を行います！

総務担当者が忙しく、人手不足！

総務業務は、多岐に渡ります。
受付や会議室の管理から、代表電話の対応、
備品の発注・管理等、大小さまざまな業務内容がございます。

アウトソーシングを行うことで、総務専門担当者を
採用する場合はコスト削減が見込めます。
また総務担当者が兼任の場合は、
本来の業務へ集中できていない現状を変えることができます。

 

派遣社員が入れ替わり、業務の引き継ぎがうまくいかない

業務担当者が退職する場合等、引継ぎがうまくいかずに
トラブルにつながるケースが多くございます。
後任のスタッフが決まらず、
十分な引き継ぎ期間が取れないといった場合も。

業務のアウトソーシングを行うことで、派遣社員さんの入れ替わり時や
スタッフさんの退職時に引継ぎを行う必要がなくなります。
また、スタッフの方がマニュアルを作成したり、
引き継ぎ書を作成するといった手間もなくなります。

 

業務効率化やコスト削減に取り組みたいが、忙しい…

業務の効率化やコスト削減は、
生産性向上・利益の増大に大きな影響を与えます。
ですが日々の業務に忙しく、なかなか効率化や見直しに
手が付けられないといったお声が多くございます。

当社では、ご相談をいただき業務の見直しを
行った実績が多数ございます。
お客様の現状をヒヤリングの上で、最適なプランがご提案可能です。

業務内容は、企業様にしかできない内容と、ある程度のルール化を行えば
アウトソーシングできる内容に分かれてまいります。
その「ルール化し委託可能な業務」を、是非お任せください。

 

書面でのやりとりが多く、申請や管理が煩雑になっている

書面での申請や管理などが多く、
煩雑な作業となっていることがございます。
総務代行21では、書類の電子化等のお手伝いを行っております。
また定期的に業務内容を見直し、より効率的な方法となるよう
様々なご提案も行っておりますので、お気軽にご相談ください。

会社の備品や資材、機器の管理が面倒

総務部がなく兼任のスタッフさんが総務部門を担当している
企業様の場合、備品や資材、機器の管理まで
注意が行き届かないといったことがございます。

特に防災用品等は使用期限等もあるため、
定期的なチェックが必要となりますが、
メイン業務がお忙しい場合、後回しになってしまうことも。
備品の調達や管理等がスムーズにいかない場合、
業務が滞るといったこともあります。

アウトソーシングを行うことで、総務担当者が専任となりますので、
オフィス環境を万全に整えることができます。

 

外部委託しているが、改善提案がなくメリットを感じない

アウトソーシングを依頼する際
「どういった業務をお願いするか？」が重要となっております。
プラン内でどういった業務が可能なのかを改めて担当者さんに
確認するとともに、改善提案等がもらえるのか？　についても、
サービス提供会社へ確認を行う必要があります。

総務代行21では、ヒヤリングをもとにプランをご提案いたしますが、
実際の運営段階で課題点があった際には、
課題を踏まえた改善提案を行っています。

定期的なミーティングを行うなど、業務の効率化に必要と感じた点は、
常に企業担当者様へ伝えるようフロー化しておりますので、ご安心ください。

 

テレワークを導入したいが、総務業務でテレワークが難しい

社内でのお仕事や書類管理等がある関係で、
総務部はテレワークが難しい、といったご相談を
いただくことが多くございます。
そういった社内でしかできない業務をアウトソーシングすることで
スタッフの皆様がテレワークを実施することができます。

総務代行21では、常駐スタッフに万が一のトラブルがあった際も、
サポートスタッフを配置するなどの対策をとっております。

現在テレワークの実施を検討中で、
業務内容がボトルネックとなっている企業様は、是非一度、総務業務のアウトソーシングをご検討ください。

 

良い人材を入れても辞めてしまい、定着しない…

業務担当者として入社した方が、
都合により退職をしなければいけなくなった。
こういった問題は、どの企業様でも起こりうることです。
業務を外部委託する場合、マニュアルが属人化しないため、
業務に支障が出るといったことはありません。

また総務代行21でご依頼をいただいたお客様より、
当社スタッフを気に入って下さり「専任になってほしい」と
ご要望をいただくこともございます。

総務代行21では柔軟な対応が可能となっております。
「こういったことに秀でたスタッフさんがいいんだけど…」
「こういうことができる人はいる？」等
担当スタッフに関するご要望がございましたら、お気軽にご相談ください。