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セコ・ツールズ・ジャパン株式会社様　総務代行サービス導入事例

総務代行サービス　インタビュー

2024年6月10日
藤井、石黒

このたびは弊社の総務代行サービスにつきまして、
インタビューをお引き受けいただきありがとうございます。
セコ・ツールズ・ジャパン株式会社のご担当大原部長にお話を
お伺いいたします。

現在、セコ・ツールズ・ジャパン社には書類の封入、
封緘、発送サービス及び商品の検品や発送業務、
並びに機密文書保管サービスをご利用いただいております。（2023年3月よりサービス提供開始）

書類や商品の発送作業について、
アウトソースを検討された経緯についてお伺いできますでしょうか。

2022年11月に東京本社から名古屋に移ってきた際（2022年11月7日に本社を移転）に会社全体の方針が、
今後は従業員を増やさずに現在の従業員メンバーで極力業務に対応する、ということになりました。
そこでどうしても人手が不足する場合は、必要以上に人件費をかけないためにも業務を外注する事になりました。
そのような背景の中、年末に差し掛かる頃、弊社の商品発送担当者の退職が決まり、
人手が必要になったことから、御社からご案内いただいた総務代行サービスの依頼検討に入りました。

弊社のサービスをどのようにお知りになられたのでしょうか？

御社のスタッフの方が2022年の年末のご挨拶でお越しいただき、
総務代行サービスのチラシをいただきました。
そして、早速お話を伺い、見積を頂戴した次第です。

本業務を弊社で担当させて頂き1年ほど経過しましたが、
頼んでよかったと思われたのは、どのような点ですか？

当初、外注を検討した際には、取引先の運送会社にかけあったり、アルバイト求人を打ってみたのですが、
「派遣できる人員が手配できない」との回答や、時給2,000円で求人をかけても応募がなく、
途方に暮れていました。
そのような状況でしたが、御社は、ビル内に常駐されている事から作業をお願いしたい弊社の希望時間と、
貴社の提供可能な時間帯が見事にマッチし、依頼をできてよかったと思っています。
なにより現時点で依頼している業務において、顧客様からクレームも一切なく、
精度の高いサービスを提供いただいております。満足度200％です！

逆に悪かった点、改善を求める内容などはございますか？

悪かった点、改善希望等は一切ありません。
あえて言うなら、不安点としては作業いただいている山田さんのバックアップ面です。
彼が怪我をしたり、体調を崩された際に、代わりに対応いただける方はいらっしゃいますが、
責任者の石黒さん以外の方にもバックアップに加わっていただけるとありがたいです。

さまざまな総務代行サービスがございますが、
今後希望されるサービスなどはございますか？

現在女性社員1名が産休に入っており、今後も女性社員の長期休暇の可能性を見据えると、
現在女性社員で対応してもらっている商品の受注管理の作業も対応いただけると不安がなくなります。

商品受注管理に関する作業について、是非ご提案をさせていただきます。
総務代行21では、お客様のご要望に沿ったオーダーメイドでのご提案が可能です。

セコ・ツールズ・ジャパン株式会社様、ありがとうございました。引き続きよろしくお願い致します。

IT関連事業を展開する大手グループ企業様

選定理由

お客様が業務代行21へご依頼を決めたのは、下記の二点が決め手だったとのことでした。

1. ・サンプルのご提出が迅速に行えた
2. ・ニーズに合わせて様々な提案を行った

お客様の要望を形にするだけでなく、その要望からさらに発展させ
ご提案を行ったことが、信頼につながりお喜びをいただけました。

ご要望に対する提案内容

バッグの形状について

先方はリュック型を考えていたが、こちらからウエストポーチ型を提案いたしました。
理由は、従業員様は通勤時にご自分のリュックをお持ちで、災害時に帰宅する際、
リュック二つを担がなければならなくなるため。
ウェストポーチ型であれば、両手が使えるため緊急時にも安全を確保可能です。

内容物について

非常食ということで、食品アレルギーなどによる災害時の2次災害を回避するために
ハラル認証・アレルゲンフリーのレトルトごはんを提案。
また、内容物に関するコンテンツリスト（和英）を添付することを提案いたしました。

また、ポーチのチャックへ管理タグをつけることを提案いたしました。
この管理タグにより、次回の交換時期や中を開けていないかのチェックが可能となります。
次回食品を入れ替えしやすいよう、入れ替えする食品を別袋へ収納することも提案しております。

※ポーチの色（赤）及びポーチにエマージェンシー等の印刷がされている

9月頭に問合せ頂き9月末に弊社へご依頼の連絡となり、10月19日に正式発注。
ポーチの作製（中国製）に2ヵ月程度かかるが、先方は12月末までの納品をご希望。
14,000セットは年内に組み上げ、必要数をオフィスに納品いたしました。

ネットワーク機器開発企業 A社様

商業施設管理運営企業 B社様

医療機関関連企業 C社様