スタッフから業務の様子をご紹介

総務代行業務で増加中のご依頼内容

東京での総務業務アウトソーシングを行っております総務代行21です。

総務業務をアウトソーシングすることで、
企業様のリソースを本業へ集中。
企業様の生産効率の向上のため、当社が全力でサポートいたします。

企業様の総務業務の代行や、
商業施設・大学施設・研究機関等の施設管理など、
お困りの事がございましたら、なんでもご相談ください。

本日のスタッフblogでは、六本木オフィスの高橋より、
お客様よりいただいたご相談内容と
それに対するご提案をご紹介いたします。
総務の外注をお考えの方は、是非ご覧下さい。

最近いただいたご相談について(六本木オフィス 高橋)

皆様こんにちは
六本木オフィスの高橋と申します。
本日は、最近御依頼が増えている総務代行業務についてお話しをさせていただきます。

とある外資系のお客様ですが、オフィス移転時からのかかわりで総務代行業務を受託しました。
ご依頼いただいた当初、業務内容をお伺いすると、主に事務所内の整理整頓、清掃、品出し作業で特別難しい作業ではないということで、コロナ禍で多く御依頼をいただいていた業務と同様のものと思い快くお受けいたしました。

早速業務を開始した所、ご担当者様と内容を詰めていく上で色々と細かな指示があり、これはなかなか難しい業務であることが分かり始めてきました。
その最大のポイントが“世界一綺麗なオフィスを目指している”という点でした。

お客様は、世界各国にオフィスを持つグローバル企業で、オフィスで働く職員が快適に業務を行えるよう、快適なオフィス環境を整える専門チームがあるということなのです。

オフィス環境について、世界各国全てのオフィスについて定期的な評価がなされるのですが、これまで東京オフィスはトップの成績を収めており、つまりはトップ継続維持のお手伝いをしなければならないということだったのです。

当初は半日程度のお手伝いでしたが、今後は終日常駐することで今以上にお客様の業務をサポートできないか交渉しており、お客様も前向きに御検討いただいております。

このように、オフィス環境を重視する企業様は数多くいらっしゃいます。
リモートワークが終了しオフィスでの通勤へ切り替わられた企業様では、
特にオフィスの清潔感や整理整頓に気を配っています。

気持ちよく業務を行うためには、適した環境が必要となります。
総務代行21では、事務所内の整理整頓から清掃、備品管理、会議室のレイアウト変更、
災害時備蓄品の発注/管理、ウォーターサーバー等の管理まで一括で管理することが可能です。

総務のご担当者様だけでは手が回らない・管理しきれない場合や
人員不足などでお困りの場合は、特にお力になれると思います。

これまでの経験を通して、弊社ではオフィス管理維持のためのノウハウがございますので、お客様のお手を煩わせることなく、快適なオフィス環境の構築・整備が可能です。

総務代行21の理念

弊社総務代行業務は様々なお客様の様々な御要望にお応えしながら日々進化し続けています。

総務代行業務と一言で言っても、企業様のお考えにより様々な業務がございます。
受付担当のみをご依頼したい企業様や、今回のご依頼のように、
オフィスの清潔さを保つことを第一に考慮されてる企業様。
備品管理や施設管理を第一に考えている企業様もいらっしゃいます。

当社は、そういった企業様の願い・ニーズのひとつひとつに着実にお応えし、
ご期待以上の成果を出したいと考えております。

弊社ロゴの理念にもありますように、欠けたブドウの一粒を
お客様とともに作り上げていく企業であり続けたいと思っております。
何かお困りごとがあった際には、ぜひお気軽にお声がけください。

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東京で総務代行・施設管理なら
総務代行21

総務・事務のアウトソーシング

〒151-0061
東京都渋谷区初台1-51-1 初台センタービル 6F

TEL:03-6455-7618
受付時間 9:00〜18:00(土日・祝日除く)

>総務業務に関するご相談は総務代行21へ
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総務アウトソーシングを行うメリットについて

東京・名古屋・大阪にて総務業務の代行を行っております、総務代行21です。
当社では、企業様の総務業務を代行することで、
企業様の生産率アップをサポートします。

本日のブログでは、総務アウトソーシングを行うことで
生まれるメリットについてご紹介いたします。

こういったことで困っていませんか?

  • 総務担当者が多忙で業務が回っていない
  • 常に人員不足。教育する時間もない
  • 新たにスタッフを雇っても辞めてしまう
  • 外部委託をしているが、メリットを感じない

上記の問題点は、総務業務をアウトソーシングすることで解決する可能性があります。

アウトソーシングを依頼するなら、総務業務を丸投げできる

これまでは総務担当者が行っていた業務を外部委託するので、
担当者の方がご自身のお仕事に集中することができます。

また初回はお打ち合わせやヒヤリングなどで
「どういった業務を行うのか?」をお聞きする必要がありますが、
その後は総務代行21がマニュアル化や他スタッフへの教育などを行うため
指導や研修にかかるお手間がありません。

そしてなにより、

  • 属人化しがちな業務内容をマニュアル化する
  • 常にバックアップスタッフを準備している

という点で、ご好評をいただいています。

総務代行21がマニュアル化しているため、新たな人員補充や引継ぎ等の点で企業様が悩まれる必要はなくなります。
業務担当者が退職し引継ぎでてんやわんや、といった事態に陥ることがなくなるのです!

どういったことでもお任せいただける

総務代行21では、『総務業務』『庶務業務』を代行いたします。
具体的にどういった業務が可能かと言うと、

  • 会社管理の備品の管理や補充
  • 会議室のレイアウト変更、セッティング、後片付け等
  • 機器備品の点検から軽修理の対応、修理業者の手配
  • ウォーターサーバー等の備品の維持管理
  • オフィス 共有部分に関する対応
  • 災害用備蓄品の発注や管理
  • 祝花や慶弔に関する手配
  • 受付業務、代表電話対応
  • 文書の管理、電子化
  • PC端末の手配やセッティング等

上記のように、多岐にわたる内容へ対応が可能です。

それぞれの内容について、すべてが入ったパッケージプランなどはございません。
お客様のニーズに合わせて、「必要なサービスを必要な分だけ」プランニングする、
オーダーメイドの総務代行が可能です。

そのため、不要なサービスにコストをかける必要がありません。
お客様にとって必要となるサービスのみお選びいただくことが可能です。

総務業務・庶務業務でお困りの企業担当者様へ

総務代行・アウトソーシングは、様々なメリットがございます。
業務の改善や生産率アップを行うためには、
まずはそれぞれのスタッフ様が、ご自身の業務に集中できる環境が第一です。

総務業務を外注することで、個々のスタッフ様が業務に集中することができます。
人的リソースの有効活用ができる総務代行を、是非一度ご検討ください。

 

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東京で総務代行・施設管理なら
総務代行21

総務・事務のアウトソーシング

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受付時間 9:00〜18:00(土日・祝日除く)

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総務業務改善・円滑化なら総務代行21へ!

東京都を中心に、関東・関西にて
総務業務の代行を行っております「総務代行21」です。

総務業務をアウトソーシングすることで、
企業様が本来の業務へと注力できます。
業務改善・円滑化なら、総務代行21へご相談ください。

今日は近々でご相談を頂いた案件を一部ご紹介させて頂きます。

短時間の業務もアウトソーシング可能?

某企業の総務様で、テレワークの関係で出社する社員様が減少
そんな状況下でも通常の業務をこなさなければならず
2時間ぐらいでも応援していただけると助かるとのご相談です。

先ず問題点が3点有ります

① 短時間の派遣がなく、最低でも5時間からの依頼である事、
  またそれでもお願いすると依頼業務は2時間もかからないのに、料金は5時間分かかる(割に合わない)

② 派遣の場合は業務の指示命令する社員様がいる事

③ 派遣の場合、突然のお休みが出た場合休み回しが出来ず、社員様が代わりを務める

これは大変ですね!
料金が高いうえに、業務を任せきりにできない!

でも大丈夫です!

  • ・当社は短時間帯でもお受けすることができます
    (コストカットに繋がる)
  • ・業務委託契約を結んでいただく事により、
     仕事を安心して任せっきりに出来る
  • ・自社スタッフが、病気等による突然の休みにも、即時対応!
    (依頼された業務を円滑に進められるバックアップスタッフの充実

このように、郵便の発送業務から短時間の補助業務またメール室業務と幅広いご依頼にも、
ご対応が出来ますので是非一度ごお問合せ下さい!

きっと皆さまのお役に立つ事ができると思います。

「総務業務」「庶務業務」は、アウトソーシングをするのが
難しいとお考えのお客様が多くいらっしゃいます。
また、自社の状況に合わず、利用を控えていた、というお客様も。

総務代行21では、お客様のニーズに合わせた
柔軟なプランニングが可能です。
必要なサービスを必要なだけご提供いたします。

また、一度決めたサービス内容でしか運用ができないといったこともなく、
ご状況の変動に合わせて臨機応変に対応可能です。

会社を運営していく上で、状況は刻一刻と変化していくものです。
状況に合わせた最善のサービスをご提供しますので、まずは一度、ご相談ください。

 

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受付時間 9:00〜18:00(土日・祝日除く)

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総務代行21が選ばれる4つの理由

東京都内を中心に総務業務の代行・アウトソーシング、
商業施設運営のサポートを行っている総務代行21の
ブログ担当スタッフです。

皆様 総務代行という言葉を聞いたことはありますか?

企業様の総務業務を外部へ委託することで、
社内業務の円滑化と効率化を実現できます。
もし現在 社内業務において何かお悩みがある場合、
ぜひ当社にお任せください。

お客様の「面倒…」「困った…」といった課題に対処するのが、総務代行21の得意分野です。

本日にブログでは、アウトソーシング業務において「当社が選ばれる4つの理由」
をご紹介したいと思います。

選ばれる理由@ 多岐にわたる業務に対応

総務代行21では総務業務の幅広い領域に対応し、お客様のニーズに合わせたオンリーワンプランを提案します。

どんな業務でも、お客様の「困った」に寄り添い、解決策を見つけます。
お客様からは、「こんなことまでしてくれるの?」と驚かれることも少なくありません。

選ばれる理由A 業務の「見える化」をサポート

ご依頼をいただきましたら作業工数を可視化し、業務の改善提案を行います。
この可視化により、業務の効率化とコスト削減が可能となります。
また、定期的な分析レポートを提供することで、お客様に業務の進捗状況をわかりやすくお伝えします。

選ばれる理由B 定期MTGでスピーディな対応

業務運用開始後、改善の余地が見つかることがよくあります。
総務代行21では、定期的なミーティングを通じてお客様に報告し、迅速な改善策を提案します。

お客様の声を受け止め、課題に対処することが私たちの使命です。

選ばれる理由C 社内研修と教育体制の強化

当社は総務スペシャリストの育成に注力しています。
接遇や実務研修を受けたスタッフがお客様をサポートするため、プロフェッショナルなサービスを提供できます。

お客様の信頼を得るために、総務代行21はスタッフのスキル向上に努力を惜しみません。

総務代行21では、お客様の課題に真摯に向き合い、最適な解決策を見つけ出すことに尽力しております。
総務業務に関するお悩みや要望がある場合は、ぜひ当社にお問い合わせください。
お客様に合った最適なサービスを提供し、総務業務の効率化と円滑化を実現いたします。

 

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ハンディマンという存在をご存知ですか?
【庶務業務・施設管理の総務代行21】

東京・大阪・名古屋といった様々な地域でオフィスの総務業務アウトソーシングを承っております、総務代行21です。
当社では、お客様の「困った」「面倒…」「どこに頼めばいいかわからない」を解決します。

社内に煩雑な業務があるおかげでメイン業務へ集中できない…
担当者がすぐに辞めてしまうため引き継ぎがうまくいかない…
設備の管理が面倒で現在の人員では処理しきれない…

こういったご相談を多くいただいております。

総務代行21では、これまでの経験を基に
様々なサービスで企業様をサポートいたします。

庶務業務を行うハンディマン

主に外資系企業様で社内の維持管理を任されているのが、ハンディマンという存在です。
最近では、国内企業様でも導入をはじめた企業様がいらっしゃいます。

業務内容は「会議室管理」や「パントリー管理」等、オフィスの環境を維持・管理するお仕事です。
例えば「会議室の管理」に関して、これまでであれば

定期的な掃除→清掃業者
レイアウト変更→庶務・総務、もしくは会議担当者
会議後の清掃→庶務・総務、もしくは会議担当者
落とし物の管理→気付いた人が届ける
椅子が壊れた→総務事務

といった対応になっていたかと思います。
ハンディマンは、ビル清掃では行き届かない、細かな対応を致します!

会議室に限らず、パントリーの維持管理や
コーヒーマシン、ウォーターサーバー、電子レンジなどの社内設備の管理、簡易清掃、
その他、社内にある細々とした「困った」を、すべて一括で対応できるのです。

総務代行21で、お客様からお声がけいただく中で最も多いのが
「そんなこともやってくれるの?」
というお言葉です。

これまで「どこに頼んだらいいかわからなかった」や
「こんなことを頼むのは悪いと思っていた」といった内容について
まずはお気軽にご相談ください。

 

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東京で総務代行・施設管理なら
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受付時間 9:00〜18:00(土日・祝日除く)

>総務業務に関するご相談は総務代行21へ
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私たちは事務代行のプロフェッショナルです!

皆様こんにちは。本日は私が入っている
業務委託先についてお話をさせていただきたいと思います。
今、私は都内のとある商業施設に「総務」の業務委託として働いています。

自分たちの業務内容は幅広く、今は施設内のチラシ補充、データ入力、共同ポストのポスティング、事務所の清掃、代表電話、代表メール応対などなど数多くの業務を手伝わせていただいています。

さて、今でこそ様々な業務を任せて頂いておりますが、実は入った当初お客様は業務委託という形式に慣れておらず、委託契約には含まれているものの、「どこまで頼んでいいのかな?」と遠慮されているところもあり、任せて頂ける業務が少ないという事象が生じました。

それが業務委託として毎日必ず出勤しているスタッフとして信頼関係を築けた頃から、少しずつ改善され、今では委託業務は全てお任せいただいております。
また、プラスαの業務についても委託契約の見直しを含め、ご相談いただいている最中です。

業務委託とはまさに常にお客様のそばにいて、お客様のお仕事をサポートするオフィスや施設のプロフェッショナルのようなものです。人手が流動的なこのご時世だからこそ安定したサポートはいかがでしょうか。

仕事を振ることでお客様のシフトに余裕が生まれ、十分な休みをとれ、また日々の雑務を振ることで自分のコア業務に集中することができ、業務のパフォーマンスも上がります。
業務委託について少しでも関心を抱かれたならば、ぜひ一度お気軽にお問合せください。

 

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